Когда можно применять универсальный передаточный документ (УПД)?

УПД – новая форма первичного документа, которая была создана налоговиками. Его особенность состоит в том, что этот документ можно использовать не только взамен накладных, актов услуг или работ, но и вместо счетов-фактур. Отсюда и название универсальный передаточный документ. Когда можно применять УПД, при оформлении каких операций его используют, расскажем в этой статье.

С какого числа действует УПД?

Форму этого документа подготовили налоговики в целях оптимизации документооборота. Оформление нескольких документов по одной операции не совсем оптимально. Реквизиты, заполняемые в счете-фактуре и первичных документах, отчасти дублируют друг друга. Дополнительные затруднения возникают, когда при заполнении данных документов допускаются ошибки. Внедрение формы УПД позволяет упростить документооборот.

Новая форма первичного бухгалтерского документа появилась в конце 2013 года. Ее с разъяснениями по заполнению налоговики довели письмом от 21.10.13. В этом же письме приведен примерный перечень случае, когда возможно применение УПД. При этом перечень не закрытый. Универсальный документ можно применять и в других ситуациях.

Эти документы можно использовать как первичные для оформления операций:

• С товарами, услугами или работами;
• Посреднических операций;
• С результатами интеллектуальной деятельности.

Применение УПД – дело добровольное

Кто применяет УПД? Любые компании и предприниматели. Правильно оформленный универсальный документ является подтверждением факта хозяйственной операции и учитывается в расходах, а также принимается для целей НДС.

При этом компании и ИП не обязаны переходить на новые формы документов. Вопрос о внедрении новых форм в свою практику решается ими самостоятельно. О том, как это сделать, читайте в специальной статье.

Причем компания может принять решение о частичном применении УПД, когда, например, по одним сделкам оформляется универсальный документ, а по другим – обычные первичные документы.

По разъяснениям ФНС применение УПД наряду с другими первичными документами допускается и в рамках одного договора.

Также компании самостоятельно решают вопрос о том, как именно они будут использовать УПД. Универсальный документ может полностью заменить как первичку, так и счет-фактуру. Но может использоваться и по-другому. Когда УПД выполняет только роль первичного документа, а счет-фактура выставляется отдельно. При таком использовании все поля и строки универсального документа заполнять не требуется.

С рекомендациями по заполнению универсальных документов вы можете ознакомиться в указанном письме ФНС.