Как применяется универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?

Применять универсальный передаточный документ вместо товарной накладной можно по-разному. В этой статье мы расскажем о способах такого использования УПД. А также о том, что при этом нужно учесть.

Варианты использования УПД вместо товарной накладной

Официальная форма УПД была разработана ФНС в 2013 году. Она была доведена письмом этой службы от 21.10.13 г. № ММВ-20-3/96 вместе с рекомендациями по ее заполнению. В этих рекомендациях предусмотрены два варианта использования УПД:

1. Только как первичный документ
2. Как первичку и счет-фактуру

В первом случае этот документ используется исключительно как первичный документ (товарная накладная, акт работ, акт оказанных услуг). При таком использовании УПД не заменяет собой счет-фактуру и его нужно составлять отдельно в дополнение к УПД (если этот счет вообще требуется). В таком случае нет необходимости и заполнять все реквизиты универсального документа. Должны заполняться только реквизиты, требующиеся для первичного документа.

Напомним, что согласно закону о бухучете первичный документ, в том числе УПД, должен содержать сведения:

• О товаре (наименование, количество, единица измерения, стоимость, валюта);
• Данные о покупателе и продавце;
• Реквизиты документа (название, дата);
• Об уполномоченных лицах (ФИО, подпись, должность лиц, ответственных за оформление операции и совершивших ее от имени хозяйствующего субъекта).

В УПД – накладная проставляется статус документа с номером 2.

Во втором случае универсальный документ полностью заменяет собой и счет-фактуру и первичный документ. В таком документе указывается его статус с номером 1. В этой ситуации документ нужно заполнить полностью, как поля для первичного документа, так и часть, предназначенную для счета-фактуры. Только тогда УПД сможет заменить собой оба документа.

Официальная форма УПД

Несмотря на то, что официальная форма универсального документа разработана ФНС, в нее можно вносить изменения. При этом нужно учитывать требования нормативных актов.

Согласно закону о бухучете в универсальном документе должны быть все необходимые для первичных документов данные. Только в таком случае его можно применять в качестве первичного документа. Безусловно, официальная форма предусматривает необходимые поля для заполнения.

В части, касающейся счета-фактуры, нужно учесть, что ее форма не должна меняться. Это требование установлено 9 пунктом 1-го приложения 1137 постановления Правительства РФ от 26.12.11. При этом, если УПД используется только как накладная, все поля и строки заполнять не требуется.