Фирма переходит на применение УПД (план действий)

В 2013 году появилась новая форма первичного документа универсальный передаточный документ. Уже несколько лет компании и предприниматели используют его в гражданском обороте. В этой статье мы расскажем, как перейти на УПД, о том, какие действия нужно совершить, когда фирма переходит на УПД, чтобы не возникло проблем в дальнейшей работе.

План перехода на УПД

Давайте опишем и рассмотрим основные моменты такого перехода. Мы рекомендуем совершить следующие действия:

• Утвердить решение о переходе на УПД в учетной политике
• Определить круг сделок, по которым будет применяться универсальный документ
• Определить форму универсального документа, используемого в компании
• Известить контрагентов об использовании универсальных документов в операциях компании
• Решить внутриорганизационные вопросы в связи с использованием универсальных документов

Операции, по которым используются УПД

Теперь по порядку. Первыми пунктами мы обозначили отражение использования универсальных документов в учетной политике и определение круга операций, по которым они применяются.

УПД могут использоваться по разным сделкам: поставки, мены, оказания услуг, выполнения работ и т.д. Компания может заменить ими товарные накладные, акты, услуг и прочие первичные документы.

При этом никто не заставляет компанию полностью переходить на УПД в отношениях с контрагентами. Компания может применять УПД по одному виду сделок, а по другому продолжать использовать счета-фактуры и другие первичные документы. В одном из писем (письмо от 27.05.2015 №  ГД-4-3/8963) налоговики разъяснили возможность использования УПД наряду с другими первичными документами даже в рамках одного договора. Когда, например на одну партию товара выставляется счет-фактура и товарная накладная, а на другую УПД.

Форма и порядок использования УПД

Также нужно определиться с формой универсального документа и порядком его использования. Официальная форма, разработанная и доведенная ФНС, не является неизменной. Компания может внести в нее уточнения и дополнения. Важно при этом чтобы обновленная форма соответствовала требованиям законодательства в части требований к первичным документам и счетам-фактурам.

Помимо этого компании следует определиться со способом использования универсальных документов. Здесь возможны следующие варианты:

1. Использование в качестве замены счета-фактуры и документа о приемке;
2. Использование только в качестве документа о приемке.

Во втором случае в дополнение к УПД нужно будет выставлять счет-фактуру.

Взаимодействие с контрагентами по поводу перехода на УПД

Контрагентов, прежде всего, нужно известить. Для этого в их адрес направляется письмо-уведомление. Если переход на УПД происходит в момент, когда договоры уже заключены и в них предусмотрены другие документы, то может потребоваться оформление дополнительных соглашений. Тогда к письму-уведомлению можно приложить проект такого соглашения с предложением отредактировать пункты договора.

Внутриорганизационные вопросы

Помимо внешних вопросов нужно будет решить и внутренние вопросы. Сотрудников компании нужно будет обучить работе с новыми документами. В локальные акты, регламентирующие внутренние процессы и процедуры, может потребоваться внести дополнения. Также может потребоваться оформление доверенностей на лиц, уполномоченных подписывать УПД. Как видите, перейти на УПД не так сложно, но это может потребовать определенных усилий.