Как составить график отпусков?

Составление графика отпусков — важная часть организационной работы. Ведь от этого зависит производственный процесс и распределение нагрузки на кадровый состав. Поэтому, любому нанимателю (ИП или фирме) нужно знать, как составить график отпусков, не допустив ошибок, за которые потом придется платить.

Правила составления графика отпусков

Перечислим несколько основных правил составления графиков.

Первое незыблемое правило — график на очередной год должен быть подготовлен и утвержден за 2 недели до начала года, то есть не позже 17 декабря. График на 2017 год — не позже 17 декабря 2016.

Второе: для составления графика применяется специальная форма Т-7. При подготовке графика должны быть заполнены столбцы 1 — 6 данной формы.

Третье: в график должны попасть планируемые даты отпусков всех имеющихся сотрудников. Не обязательно включать в график сведения об отпусках внешних совместителей. Им отпуск дают по их заявлению одновременно с отпуском по основной работе. Но это можно сделать, если будут представлены данные (в форме справок, выписок) о времени отпуска по основной работе.

Четвертое: в графике следует указывать дату начала отпуска, то есть число и месяц. Иначе возникает неопределенность, которая может повлечь нарушения и споры с работниками.

Пятое: в графике следует запланировать предоставляемые сотрудникам оплачиваемые отпуска. Это и основной отпуск (28 дн.) и дополнительные отпуска и отпуска, которые не были отгуляны в предшествующие периоды. Не должны включаться в график «административные» отпуска (без содержания), учебные, декретные.

Шестое: график следует согласовать с профсоюзом (при его наличии в организации).

Как организовать подготовку графика отпусков?

График — всегда баланс интересов. Нанимателя интересует, чтобы отпуск отдельного сотрудника не отразился плохо на производственном процессе. Интерес трудящегося зачастую заключается в том, чтобы уйти в отпуск в удобное время. Дай волю работникам, большинство бы ходило в отпуска в летний период. Поэтому, эти интересы нужно как-то сбалансировать. Этот процесс регулируется каждым нанимателем самостоятельно. Для того чтобы подготовить график, нужно собрать сведения о пожеланиях трудящихся по поводу времени отпуска в следующем году.

Например, каждый трудящийся может указать интересующий его период или периоды отпуска в заявлении на имя нанимателя. Либо если в компании несколько отделов, то непосредственные рукводители этих отделов могут подготовить служебные документы, согласованные с работниками этих подразделений, о планируемых периодах отпусков на следующий год с учетом взаимозаменяемости работников на время отсутствия.

Наниматели могут предусмотреть правила планирования и предоставления отпусков в локальных актах фирмы, установив, например, положение, что в ежегодном отпуске не может одновременно находиться более 20 % сотрудников отдела или компании в целом.

На основании собранных служебных записок, заявлений кадровая служба формирует график отпусков, после чего он утверждается руководителем фирмы.

Предоставление отпуска по графику

Чтобы уйти в отпуск по графику от трудящегося не требуется ничего, ни заявлений на отпуск, ни чего-либо еще. Наниматель обязан уведомить трудящегося о начале отпуска по графику за 2 недели и не позже чем за 3 дня (календарных) до начала отпуска выплатить ему отпускные.

Уведомить работников можно по разному. Одни наниматели применяют для этих целей отдельные документы — уведомления, в которых указывается, когда у работника начнется отпуск и на какой период. Работники расписываются в этих уведомлениях. После чего обязанность нанимателя считается выполненной, а уведомления передаются на хранение в кадровую службу.

Другие наниматели включают в форму графика отпусков дополнительные графы (подпись работника и дата). Трудящиеся расписываются в этих графах, ознакомляясь с утвержденным графиком отпусков, периодами и временем начала отпуска. Таким образом обязанность по уведомлению также является исполненной.

Изменение графика отпусков

О том, как составить график отпусков, мы поговорили. Теперь уделим внимание еще одному важному моменту — как его изменить. Можно выделить несколько случаев, когда в график отпусков вносятся изменения.

• Отзыв трудящегося из отпуска. Если трудящегося приходится отзывать, то недогулянный отпуск нужно будет перенести. Сведения об отзыве можно указать в 10 графе (Примечание). В 8 графе указать по какому приказу отозван работник (дату, номер). В 9 графе указать дату, когда будет предоставлена оставшаяся часть отпуска, если трудящийся ее обозначил.
• Изменение времени отпуска по воле самого трудящегося. Если наниматель не возражает, то по заявлению трудящегося период предоставления отпуска может быть перенесен. В 8 графе указываются сведения о приказе. В 9 графе графика вносятся уточнения по времени предоставления отпуска.
• Включение в график отпусков вновь принятых трудящихся. Делать это не обязательно. В первый год отпуск им может предоставляться по заявлению, но включение их в график отпусков также не запрещено.