Как рассчитать НДФЛ с зарплаты работников?

Любой работодатель, будь то фирма или предприниматель, должен знать, как рассчитать НДФЛ с зарплаты работников. Ведь это его прямая обязанность исчислить, удержать и перевести в казну налог с выплат работнику, за невыполнение которой оштрафуют. В этой статье мы расскажем, как сделать расчет подоходного налога, что при этом следует учесть, в том числе изменения, произошедшие с 2016 года. 

НДФЛ с «аванса» платить не нужно

По трудовому закону зарплату обязательно платить каждые полмесяца. Выплата за первые полмесяца в обиходе именуется «авансом». Нужно ли удержать НДФЛ с «аванса»? Нет, не нужно.

Согласно налоговым правилам датой, когда у работника появляется доход в форме заработной платы, считается:

• последний день в месяце, за который выплачивается заработок;
• последний рабочий день, если до окончания месяца работник уволился.

Соответственно подоходный налог исчисляется только тогда, когда по этим правилам у трудящегося «появился» доход, что для целей налогообложения происходит в один из указанных дней. Поэтому, подоходный налог с выплат «аванса» не удерживается.

Что делать, если «аванс» выплачен, НДФЛ с него работодателем не удержан, а работник увольняется, при этом сумм выплат работнику на момент увольнения недостаточно для перечисления НДФЛ? В таком случае работодатель не сможет удержать подоходный налог с дохода работника в полном объеме. Поэтому, работнику нужно будет доплатить НДФЛ самостоятельно, а работодателю следует уведомить о невозможности такого удержания налоговый орган и работника (ст. 226 пункт 5) до 1 марта следующего после года увольнения работника года.

База для расчета НДФЛ с зарплаты

Чтобы рассчитать НДФЛ с зарплаты работодатель должен определить базу, с которой исчисляется налог. В эту базу входят все выплаты в пользу работника за некоторыми исключениями (их перечень в ст. 217). В частности, не всегда облагается НДФЛ материальная помощь. Не подпадают под НДФЛ некоторые виды государственных пособий (в частности, пособие по БиР). Но облагаются НДФЛ выплаты с больничного листа.

Таким образом, все облагаемые НДФЛ выплаты работодателя в пользу трудящегося за месяц формируют базу для расчета налога.

Например, за апрель 2016 года программист Еланцев получил:

• Зарплату – 37 000 руб.
• Пособие по нетрудоспособности – 5 000 руб.
• Материальную помощь при рождении первого ребенка – 4 000 руб.
• Итого: работодатель выплатил за апрель 46 000 руб.

Для исчисления базы по налогу в учет пойдут: 42 000 руб. (материальная помощь не учитывается).

Кроме того, у Еланцева появилось право на вычет на ребенка (стандартный) в размере 1,4 тыс. руб.

Таким образом, размер налога за апрель составит:

(42 000 – 1400) х 13 % = 5 278 руб., где:

• 32 000 руб. – облагаемый доход,
• 1 400 руб. – вычет на ребенка,
• 13 % - ставка НДФЛ.

Учет вычетов в расчетах НДФЛ по зарплате

При исчислении этого налога работодатели при наличии заявления работника должны будут учесть налоговые вычеты: стандартные, имущественные и социальные. Особо следует обратить внимание на стандартные вычеты, так как здесь с 2016 года есть новшества.

Стандартные вычеты. Их полный перечень вы найдете в ст. 218. Зачастую они предоставляются на детей работника.

• На 1-го или 2-го – по 1,4 тысячи руб.
• На 3-го или последующего – по 3 тысячи руб.
• На ребенка-инвалида – по 12 тысяч руб. (с 2016 года)

Стандартный вычет может применяться ежемесячно до того месяца, когда сумма получаемых от работодателя доходов работника не превысит 350 тысяч руб. Это новый максимальный размер, действующий с 2016 года (до этого 280 000 руб.).

Ставки подоходного налога

Обычная ставка обложения дохода работника - 13 %. По иной ставке (30 %) могут облагаться выплаты нерезидентам. Но и здесь есть исключения, касающиеся работников-нерезидентов, работающих по патенту; высококвалифицированных специалистов; являющихся беженцами или вынужденными переселенцами и т.д. В отношении указанных работников также применяется ставка 13 %.

Налоговая отчетность по НДФЛ с зарплаты работников

За тем как выполняются фискальные обязательства по исчислению и перечислению подоходного налога в казну внимательно следят налоговые органы. Для целей контроля налоговикам ежегодно представляются справки 2-НДФЛ. Помимо этого с 2016 года введена новая форма - 6-НДФЛ, которую ежемесячно сдают все работодатели. На основании полученных сведений налоговики проводят проверки правильности исчисления и уплаты НДФЛ. При наличии расхождений между представленными сведениями и поступлениями в бюджет, сведениями о численности работников, отклонений от уровня доходов трудящихся у работодателя могут потребовать письменные объяснения по НДФЛ, вызвать на «зарплатную» комиссию, провести выездную проверку.